Regler om hvidvask

1. Gældende regler

Bekendtgørelse af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme, nr. 380 af 02/04/2020 herefter benævnt ”Hvidvaskloven”. I medfør af loven er udstedt tre bekendtgørelser, hvoraf en har betydning for advokathvervet:

Bkg. nr. 1358 af 30. november 2017 om hvilke fysiske og juridiske personer samt produkter, der kan undtages fra lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme, samt definitionen af politisk eksponerede personer.

På www.advokatsamfundet.dk har Advokatrådet offentliggjort vejledninger rettet mod advokater vedrørende Hvidvaskloven.

Advokat Henrik Holmblad og advokat Vibeke Samuelsen er ansvarlig for udarbejdelsen og opdatering af denne procedure.

2. Formålet

Formålet med Hvidvaskloven er at forebygge hvidvask og finansiering af terrorisme. I den forbindelse indgår, at personer eller virksomheder som enten ønsker at hvidvaske eller finansiere terrorisme, er bekendt med, at de personer og virksomheder, som er omfattet af Hvidvaskloven, er underlagt en underretningspligt i tilfælde af mistanke, som ikke kan afkræftes.

Pligterne i medfør af Hvidvaskloven kan sammenfattes som følger:

• Advokaten skal gennemføre kundekendskabsprocedurer, hvilket betyder, at advokaten skal kende sin klients identitet og opbevare id-oplysninger om klienten i 5 år efter forretningsforbindelsens ophør. Id-oplysningerne skal verificeres, eks. ved forevisning af pas, jf. nærmere nedenfor i pkt. 5.
• Hvis der opstår mistanke om, at klientens henvendelse har eller har haft tilknytning til hvidvask eller terrorfinansiering, skal forholdet undersøges nærmere.
• Hvis mistanken ikke kan afkræftes, og sagen ikke er omfattet af Hvidvasklovens 27, skal der ske underretning til Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØIK).
• Advokaten har pligt til at identificere og vurdere risikoen for, at virksomheden eller personen kan blive misbrugt til hvidvask eller finansiering af terrorisme.
• Advokaten har pligt til at fastsætte skriftlige politikker, procedurer og interne kontroller om risikostyring, kundekendskabsprocedurer, undersøgelses-, noterings-, underretning-, opbevaring af oplysninger, screening af medarbejdere og intern kontrol til effektiv forebyggelse, begrænsning og styring af risici for hvidvask og finansiering af terrorisme.
• Advokaten har pligt til at sikre, at ansatte og ledelsen har modtaget tilstrækkelig undervisning.

Ud over de ved Hvidvaskloven pålagte forpligtelser, skal advokater være opmærksomme på nationale og internationale finansielle sanktioner mod lande, personer, grupper, juridiske enheder eller organer, jf. Udenrigsministeriets og Erhvervsstyrelsens sanktionslister.

Nedenstående regler har til formål at fastsætte procedurer for Moltke-Leth Advokater A/S’ håndtering af sager omfattet af Hvidvaskloven og sikre, at der med udgangspunkt i de risikofaktorer som identificeres i risikovurderingen foretages foranstaltninger som begrænser risikoen for at advokaten misbruges til hvidvask eller finansiering terrorisme.

3. Sager omfattet af Hvidvaskloven

Advokater er omfattet af Hvidvaskloven i følgende sager, jf. Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14:

”Advokater,

a) når de yder bistand ved rådgivning om eller udførelse af transaktioner for deres klienter i forbindelse med

• køb og salg af fast ejendom eller virksomheder,
• forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver,
• åbning eller forvaltning af bankkonti eller værdipapirdepoter,
• tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder eller
• oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder, fonde m.v., eller

b) når de på en klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom.”

Det er ikke muligt at opstille en liste over sager, som er omfattet af Hvidvaskloven. Følgende sagstyper vil dog som udgangspunkt være omfattet:

Rådgivning, herunder koncipering af dokumenter, om:

• Køb/salg af fast ejendom/virksomheder
• Selskabsretlig rådgivning, der er knyttet til transaktioner, f.e stiftelse af selskaber, kapitalforhøjelse eller overdragelse af aktier/anparter m.v.
• Diskretionær forvaltning af konti mm.

Sager hvor det er advokaten, der på klientens vegne foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom, jf. Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14.

Nedenfor følger en negativ afgrænsning af Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14:

Rådgivning af forbrugere

Ved rådgivning af forbrugere er advokater ikke omfattet af hvidvaskloven, medmindre rådgivningen vedrører bistand i forbindelse med planlægning eller udførelse af en transaktion omfattet af Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14.

Skifte af dødsboer, behandling af konkursboer, rekonstruktion og værgemål er omfattet i det omfang, der foretages dispositioner nævnt i Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14. Udlægning af fast ejendom til en ægtefælle i forbindelse med bodeling eller til en arving ved et dødsboskifte er ikke køb eller salg af fast ejendom, hvorimod salg til tredjemand er omfattet af Hvidvasklovens § 1, stk. 1, nr. 14, litra a, romer i.

Retssager m.v.:

Civile- og straffesager, inkassosager, voldgiftssager, mediation, rådgivning om indgåelse af et frivilligt forlig er ikke omfattet af Hvidvaskloven.

Ejendomsadministration

Sædvanlig ejendomsadministration udført af advokaten er ikke omfattet af Hvidvaskloven.

Rådgivning af erhvervsklienter

Juridisk rådgivning af erhvervsklienter er ikke omfattet af Hvidvaskloven, medmindre der er tale om bistand i forbindelse med planlægning eller udførelse af en transaktion i forbindelse med de i Hvidvaskloven § 1, stk. 1, nr. 14.

4. Definition af hvidvask og finansiering af terrorisme

Ved hvidvask forstås ifølge Hvidvaskloven, jf. § 3:

• uberettiget at modtage eller skaffe sig eller andre del i økonomisk udbytte, der er opnået ved en strafbar lovovertrædelse,
• uberettiget at skjule, opbevare, transportere, hjælpe til afhændelse eller på anden måde efterfølgende virke til at sikre det økonomiske udbytte fra en strafbar lovovertrædelse eller
• forsøg på eller medvirken til sådanne dispositioner.

Ved finansiering af terrorisme forstås ifølge Hvidvaskloven, jf. § 4 finansiering af terrorisme som defineret i Straffelovens § 114b, for så vidt angår handlinger omfattet af § 114. Finansiering af terrorisme kan ske på baggrund af lovligt tilvejebragte midler.

5. Kundekendskabsprocedurer – identifikation og kontrol

I sager omfattet af Hvidvaskloven gælder et ubetinget krav om identifikation af klienten, dvs. at advokaten skal være i besiddelse af klientens navn og cpr. nr. eller lignende hvis klienten ikke har et cpr. nr. henholdsvis CVR nr. eller lignende hvis kunden ikke har et CVR nr. (stamoplysninger). Såfremt en fysisk person ikke har et cpr. nr. skal identitetsoplysningerne omfatte fødselsdato.

Billedlegitimation skal normalt altid indhentes.

Kundekendskabskravene skal altid gennemføres, men procedurernes omfang kan gennemføres ud fra en risikovurdering. I vurderingen skal inddrages oplysninger om forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed. I vurderingen skal som minimum inddrages de faktorer, som fremgår af Hvidvasklovens bilag 2 og 3. Det skal ved tilsyn kunne godtgøres over for Advokatrådet, at kendskabet til klienten er tilstrækkeligt i forhold til risikoen for hvidvask og finansiering af terrorisme.

Klientforholdet skal løbende overvåges. Det er således ikke tilstrækkeligt alene at indhente identitetsoplysninger om klienten ved etablering af klientforholdet.

Hvor det er relevant skal der indhentes oplysninger om klientens formål med forretningsforbindelsen og den tilsigtede beskaffenhed.

Endvidere skal klientens identitet kontrolleres inden klientforholdet etableres, medmindre det er nødvendigt for ikke at afbryde den normale forretningsgang, og der er begrænset risiko for hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, hvorefter kontrollen af klientens identitet kan gennemføres ved etableringen af klientforholdet.

Gennemførelsen af den indledende kundekendskabsprocedure skal fastlægge kundens risikoprofil og en risikovurdering af det pågældende kundeforhold.

Fysiske personer:

Hvis klienten er en fysisk person, skal identitetsoplysningerne indhentes, dvs. navn og cpr.nr. (stamoplysninger). Der skal gennemføres en kontrolprocedure, hvor identitetsoplysningerne skal kontrolleres ved en anden kilde end klienten. Kontrollen kan gennemføres ved forevisning af pas eller kørekort (identitetsoplysninger) eller anden uafhængig og pålidelig kilde.

Det er en konkret vurdering, hvor meget dokumentation, data eller oplysninger der skal foreligge for, at der er tale om en tilstrækkelig kontrol af klientens identitetsoplysninger. Der må i den konkrete situation ikke være anledning til tvivl om, at kunden er den person, denne udgiver sig for at være. Personligt fremmøde er ikke en forudsætning for kontrol. Er der ikke et personligt fremmøde, kan en samlet risikovurdering af risikofaktorer i kundeforholdet føre til, at der skal gennemføres skærpede kundekendskabsprocedurer, jf. Hvidvasklovens bilag 3.

Kundekendskabsprocedurer kan gennemføres med bistand fra tredjemand. Se nærmere herom i punkt 9.

Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at kopiere og scanne oplysningerne til sagen.

Se nærmere om distancekunder under punkt 7.

Juridiske personer:

Hvis klienten er en juridisk person/virksomhed, skal der indhentes identitetsoplysninger, dvs. navn og CVR-nr. (stamoplysninger).

For virksomheder i Danmark, herunder aktie- og anpartsselskaber, erhvervsdrivende fonde, interessentskaber og enkeltmandsvirksomheder, kan kontrollen bestå af f.eks. opslag i Det Centrale Virksomhedsregister, udskrifter fra SKAT indeholdende identifikationsoplysninger, f.eks. årsopgørelse, samt kopi af stiftelsesdokument og vedtægter eller et sammenskrevet selskabsresumé fra Erhvervsstyrelsen.

Virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges og den/de reelle ejere skal identificeres. Der skal derfor udarbejdes diagram over virksomhedens ejer og kontrolstruktur. I det omfang der ikke gennem offentlige registre kan indhentes oplysninger om ejer- og kontrolstrukturen, må oplysningerne indhentes med bistand fra klienten eller bureauer, der udbyder virksomhedsoplysninger.

Virksomhedens reelle ejere, dvs. personer, der eventuelt gennem flere led ultimativt ejer mere end 25 % af kapitalen og/eller stemmerettighederne i det selskab, som er klient, skal identificeres og legitimeres i overensstemmelse med den procedure, der gælder for fysiske personer, jf. ovenfor.

Der skal altid identificeres reelle ejere. Såfremt der ikke kan identificeres en person som ejer mere end 25 % af virksomheden, eller hvis der er tvivl om, hvorvidt den eller de identificerede personer er den eller de reelle ejere, skal den daglige ledelse identificeres.

Den ”daglige ledelse” defineres som personer, der har ansvaret for den daglige ledelse af en juridisk person, herunder for drift, omsætning og øvrige resultater. I et kapitalselskab vil den daglige ledelse være de registrerede medlemmer af direktionen, hvorefter bestyrelsen varetager den strategiske og overordnede ledelse, og direktionen varetager den daglige ledelse, og i et selskab med et tilsynsråd og en direktion varetager direktionen såvel den daglige som den strategiske ledelse.

Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at scanne oplysningerne til sagen.

Når en af firmaets advokater fungerer som eksempelvis rekonstruktør, kurator, bobestyrer eller værge, er klienten skifteretten henholdsvis statsforvaltningen. I så fald skal kundekendskabsproceduren gennemføres over for den pågældende klient. Hvis privatskiftende arvinger anmoder om bistand til skiftet, og der f.eks. skal sælges fast ejendom, skal der gennemføres kundekendskabsprocedure over for arvingerne, idet disse anses som de reelle ejere.

Såfremt klienten er et offentligt ejet selskab eller et interessentskab, hvor alene indgår offentlige myndigheder, skal der gennemføres sædvanlig kundekendskabsprocedure.

Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at scanne oplysningerne til sagen.

6. Fuldmagtsforhold

Det skal fastslås, om klienten handler på egne vegne eller på vegne af en anden. Hvis et opdrag kommer i stand ved, at direktøren for et selskab retter henvendelse på vegne af selskabet, foreligger der et fuldmagtsforhold, jf. Hvidvasklovens § 11, stk. 2.

Såfremt det konstateres, at klienten handler på vegne af en anden person eller virksomhed, skal den reelle klient identificeres og kontrol af identiteten gennemføres efter den procedure, som følger af pkt. 5.

Såfremt en person oplyser, at vedkommende handler på vegne af andre eller der i øvrigt er tvivl om vedkommende handler på egne vegne, skal personen identificeres og vedkommendes identitet skal kontrolleres ved en uafhængig og pålidelig kilde. Det skal endvidere sikres, at den fysiske eller juridiske person er beføjet til at handle på vegne af klienten. Advokater og EU-advokater er undtaget for at skulle dokumentere at være beføjet til at handle på vegne af andre.

Det skal sikres, at fuldmægtigen er beføjet til at rette henvendelse på vegne af den reelle klient. Dette kan eksempelvis ske ved forevisning af en fuldmagt, en vurdering af, om pågældende handler ifølge stillingsfuldmagt, og i sager, hvor tegningsreglerne skal iagttages, at disse er overholdt.

Dokumentation for fuldmagtsforholdet samt gennemførte kundekendskabsprocedurer skal opbevares på sagen i fem år fra sagen sluttes.

7. Skærpet kundekendskabsprocedure

Hvis en klient eller baggrunden for en klients henvendelse i sig selv medfører en øget risiko for hvidvask og terrorfinansiering, skal der ud fra en risikovurdering gennemføres skærpet kundekendskabsprocedure, jf. § 17. Det fremgår af bilag 3 til loven, at følgende faktorer og typer af dokumentation kendetegner situationer, der potentielt indebærer en øget risiko:

1) Kunderisikofaktorer:

• Forretningsforholdet eksisterer under usædvanlige omstændigheder.
• Juridiske personer eller juridiske arrangementer, som er personlige formueforvaltningsselskaber.
• Selskaber, som har nomineeaktionærer eller ihændehaveraktier.
• Kontantbaserede virksomheder.
• Selskabets ejerstruktur virker usædvanlig eller for kompleks i betragtning af selskabets forretningsaktiviteter.

2) Risikofaktorer i forbindelse med produkter, tjenesteydelser, transaktioner eller leveringskanaler:

• Private banking.
• Produkter eller transaktioner, som kan fremme anonymitet.
• Forretningsforbindelser eller transaktioner uden direkte kontakt uden sikkerhedsforanstaltninger såsom elektroniske underskrifter.
• Betalinger fra ukendte eller ikkeassocierede tredjemænd.
• Nye produkter og nye forretningsprocedurer, herunder nye leveringsmekanismer, og brug af nye teknologier eller teknologier under udvikling til både nye og eksisterende produkter.

3) Geografiske risikofaktorer:

• Lande som troværdige kilder, f.eks. gensidige evalueringer, rapporter om detaljeret vurdering eller offentliggjorte opfølgningsrapporter, har identificeret som lande, der ikke har effektive ordninger til bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, jf. dog § 17, stk. 2.
• Lande, som troværdige kilder har identificeret som lande med et betydeligt omfang af korruption eller anden kriminel aktivitet.
• Lande, som er genstand for sanktioner, embargoer eller lignende foranstaltninger truffet af f.eks. EU eller FN.
• Lande, som finansierer eller støtter terrorvirksomhed, eller som huser kendte terrororganisationer.

Det følger af Hvidvasklovens § 17, stk. 2, at der skal gennemføres skærpede kundekendskabsprocedurer, såfremt klienten har hjemsted i et land, der er opført på Europa-Kommissionens liste over lande, hvor der vurderes at være øget risiko for hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Distanceforhold

Hvis klienten ikke har været fysisk til stede ved etablering af klientforholdet, er der tale om et distanceforhold. I sådanne udgør fremsendelse af identitetsoplysninger ikke den samme sikkerhed som ved fysisk fremmøde. For at sikre, klientens identitet kan advokaten anvende Facetime, Skype eller lignende, hvor klienten foreviser identitetsoplysninger samtidig med at klienten kan ses af sagsbehandlerne på advokatkontoret. Kontrolhandlingen skal kunne dokumenteres, og det vil derfor være nødvendigt at tage et skærmprint eller lignende. Anvendelse af f.eks. digital signatur (NemId) vil efter en konkret vurdering kunne erstatte identitetsoplysninger for distancekunder.

Andre uafhængige og pålidelige kilder kan være private udbydere af sådanne oplysninger, digitale signaturer, telefonbøger og verificering af dokumenter fra en uafhængig og pålidelig tredjemand. Kontrollen kan foretages ved hjælp af dokumenter, data eller oplysninger.

Politisk eksponerede personer

Såfremt klienten er en politisk eksponeret person, dennes nærtstående eller nære samarbejdspartner, skal der foretages skærpet overvågning af klienten.

En politisk eksponeret person defineres som en person, som har eller haft et højerestående offentligt hverv, sådanne personers umiddelbare familiemedlemmer eller personer, der er kendt som deres nære samarbejdspartnere.

Politisk eksponerede personer, deres nærtstående og nære samarbejdspartnere er defineret i § 2, stk. 1, nr. 6, 7 og 8

Politisk eksponeret person, jf. nr. 8:

Fysisk person, der har eller har haft et af følgende offentlige erhverv:

• Statschef, regeringschef, minister og viceminister eller assisterende minister.
• Parlamentsmedlem eller medlem af tilsvarende lovgivende organer.
• Medlem af et politisk partis styrelsesorgan.
• Højesteretsdommer, medlem af forfatningsdomstole og af andre højtstående retsinstanser, hvis afgørelser kun er genstand for yderligere prøvelse under ekstraordinære omstændigheder.
• Medlem af revisionsretter og øverste ledelsesorganer for centralbanker.
• Ambassadør, chargé d᾽affaires og højtstående officer i de væbnede styrker.
• Medlem af statsejet virksomheds administrative, ledende eller kontrollerende organ.
• Direktør, vicedirektør og medlem af bestyrelsen eller person med tilsvarende hverv i en international organisation.

Nærtstående til en politisk eksponeret person, jf. nr. 6:

En politisk eksponeret persons ægtefælle, registreret partner, samlever, forældre samt børn og disses ægtefæller, registrerede partnere eller samlevere.

Nær samarbejdspartner til en politisk eksponeret person, jf. nr. 7:

• En fysisk person, som er reel ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person i fællesskab med en eller flere politisk eksponerede personer.
• En fysisk person, der på anden måde end nævnt i litra a har en nær forretningsmæssig forbindelse med en eller flere politisk eksponerede personer.
• En fysisk person, der som den eneste er reel ejer af en virksomhed eller anden form for juridisk person, som, det vides, er blevet oprettet til fordel for en politisk eksponeret person.

Etablering af et klientopdrag med en politisk eksponeret person kan alene ske, såfremt den ansvarlige partner godkender dette. Den ansvarlige partner skal tillige godkende fortsættelsen af et klientforhold med en politisk udsat person.

Der skal ved opdrag med en politisk eksponeret person træffes rimelige foranstaltninger for at indhente oplysninger om formue- og indtægtskilderne, der er omfattet af opdraget/sagen, og der skal løbende være opmærksomhed på forretningsforbindelsen. Oplysningerne skal som led i den løbende overvågning af klienten, jf. § 11, stk. 1, nr. 5, noteres og gemmes på sagen.

Identitetsoplysningerne noteres og kontrolleres ved at scanne oplysningerne til sagen.

8. Risikobaseret kundekendskabsprocedure 

I medfør af Hvidvasklovens § 11, stk. 3, skal alle kundekendskabskravene i stk. 1 og 2 gennemføres, men omfanget af kundekendskabsproceduren kan gennemføres ud fra en risikovurdering, hvor oplysninger om forretningsforbindelsens formål, omfang, regelmæssighed og varighed skal inddrages. Der skal som minimum inddrages de faktorer, som fremgår af Hvidvasklovens bilag 2 og 3.

Det er alene omfanget af kundekendskabsproceduren som kan gennemføres risikobaseret. Der kan ikke lempes i kravene om, hvilke identitetsoplysninger der skal indhentes. Stamoplysningerne, dvs. navn, cpr.nr. eller CVR-nr., herunder på de reelle ejere, skal således altid foreligge i sager omfattet af Hvidvaskloven.

Kravet om at virksomhedens ejer- og kontrolstruktur skal fastlægges, jf. Hvidvasklovens § 11, stk. 1, nr. 3, kan ikke foretages risikobaseret, og der skal således løbende foretages kontrol af, om der er sket ændringer i ejerkredsen, og dermed hvem, der er reelle ejere.

Bortset fra nævnte ovennævnte tilfælde, kan kundekendskabsproceduren ikke gennemføres risikobaseret.

9. Bistand fra trediemand 

Kundekendskabsproceduren

Hovedregel:

Som udgangspunkt skal advokaten selv gennemføre kundekendskabsprocedure efter § 11 uanset om andre, fx banker, revisorer el. lign. efter § 1 i Hvidvaskloven har gennemført eller skal gennemføre samme kundekendskabsprocedure på samme personer eller selskaber i samme transaktion.

Undtagelser:

I en ejendomshandel vil banken, ejendomsmægleren og berigtigende advokat være omfattet af Hvidvaskloven og være forpligtet til at gennemføre kundekendskabsprocedure.

Det er afgørende, at den person eller virksomhed, som advokaten overlader gennemførelse af kundekendskabsprocedure til, er omfattet af § 1 i Hvidvaskloven. Det er advokatens ansvar at indhente tilstrækkelige oplysninger om, at den pågældende gennemfører kundekendskabsprocedure, og opbevarer oplysningerne som foreskrevet i loven. Oplysningerne skal være umiddelbart tilgængelige og kunne fremvises efter anmodning fra Advokatrådet, SØIK eller andre relevante myndigheder.

10. Overvågning af kundeforholdet og opdatering af oplysningerne om klienten

Klientforholdet skal løbende overvåges, og det skal sikres, at de transaktioner, som advokaten bistår med planlægning eller udførelse af, er i overensstemmelse med advokatens viden om klienten og klientens forretnings- og risikoprofil, herunder om midlernes oprindelse. Dokumenter, data og eller oplysninger om klienten skal løbende ajourføres.

Såfremt der i forbindelse med sagsbehandlingen konstateres forhold, der kan have tilknytning til hvidvask eller terrorisme, skal dette noteres og opbevares i mindst 5 år, jf. Hvidvasklovens § 30, stk. 1, jf. stk. 2.

Det skal løbende kontrolleres, at de indhentede identitetsoplysninger er ajourførte. For virksomheders vedkommende er det særligt vigtigt løbende at få afklaret evt. ændringer i virksomhedens ejer- og kontrolstruktur.

11. Undersøgelses- og noteringspligt

De medarbejdere, der har direkte klientkontakt har pligt til at sikre, at firmaets klientoplysninger er opdaterede og har pligt til at indhente eventuelt manglende oplysninger og opdatere eventuelt uaktuelle oplysninger.

Oplysningerne indscannes og opbevares på sagen jf. nedenfor. Der foretages løbende notering af forhold og informationer af relevans for forpligtelserne til bekæmpelse af hvidvask.

12. Opbevaring og sletning af identitetsoplysninger

Identitets- og kontroloplysningerne skal opbevares i mindst 5 år efter, at klientforholdet er ophørt. Med kontroloplysninger forstås for eksempel notater eller kopier af offentlige dokumenter vedrørende klienten, herunder hvad klienten har forevist. Hvis der f.eks. har været forevist pas, kørekort eller sygesikringsbevis, opbevares indscannet kopi af dette på sagen.

Notater, koncerndiagrammer eller andre registreringer vedrørende en sag omfattet af Hvidvaskloven, skal ligeledes opbevares i 5 år efter afslutningen af klientforholdet.

Moltke-Leth Advokater A/S har besluttet følgende omkring opbevaringen:

Identitetsoplysninger og kundekendskabsoplysninger opbevares elektronisk op stamkortet, hvor oplysningerne slettes 5 år efter klientforholdets ophør.

Hvor der ikke er tale om et løbende klientforhold, skal identitetsoplysninger, kopi af identitetspapirer, notater m.v. udtages af i den fysiske sag og makuleres inden sagen arkiveres. Personoplysningerne skal scannes og opbevares på den digitale sag i 5 år efter arkiveringen, hvorefter de slettes.

I løbende klientforhold opbevares identitetsoplysninger, notater m.v. i en sag oprettet særskilt til dette formål. I notaterne skal der være henvisninger til de relevante journalnumre og sager, som har givet anledning til udarbejdelsen af disse.

Identitetsoplysninger og andre oplysninger indhentet som følge af bestemmelserne i Hvidvaskloven  udtages af de fysiske sager i forbindelse med arkiveringen og slettes fra elektroniske sager 5 år efter klientforholdets ophør.

13. Foranstaltninger i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger m.v.

 Moltke-Leth Advokater A/S bistår ikke med betalingsformidling som selvstændig tjenesteydelse, og der fastsættes derfor ikke særlige procedurer for betalinger, jf. Hvidvasklovens § 39, stk. 1 om overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordninger om oplysninger, der skal medsendes om betaler ved pengeoverførsler.

Advokaten skal medvirke til, at der sker indefrysning af midler tilhørende personer, grupper og lande, som er omfattet af internationale finansielle sanktioner (terrorbekæmpelse og sanktioner mod tredjelande), såfremt sådanne midler kommer advokaten i hænde. Advokatfirmaet skal således sikre, at der ikke sker overførsel af midler til og fra enheder, som er optaget på EU’s lister over personer mv., som er omfattet af en finansiel sanktion.

Når advokatfirmaet medvirker i en transaktion, skal advokatfirmaet ud fra en risikovurdering undersøge, om involverede parter er optaget på EU’s lister. Her anvendes Erhvervsstyrelsens database https://eksportkontrol.erhvervsstyrelsen.dk/eus-database-over-sanktioner.

Resultatet af søgningen noteres og opbevares på sagen i 5 år. Hvis personen mv. findes på listen, skal SØIK underrettes for nærmere afklaring af advokatfirmaets pligt til at indefryse midlerne.

14. Undervisning og screening af personale

Undervisning:

I forbindelse med nyansættelser i øvrigt regelmæssigt herefter skal Moltke-Leth Advokater A/S  drage omsorg for, at personalet gøres bekendt med de pligter, som følger af Hvidvaskloven og disse interne regler. Forpligtelsen gælder alt personale, som er involveret i sagsbehandlingen, herunder – men ikke begrænset til – advokater, advokatfuldmægtige, sekretærer, studentermedhjælpere og bogholderi.

Disse interne regler skal udgøre et bilag til ansættelseskontrakten, og den ansatte skal kvittere for modtagelsen.

Ved nyansættelser afholdes et møde med den ansatte, hvor disse interne regler gennemgås.

Mindst 1 gang om året afholdes der internt kursus, hvor personalet undervises i håndteringen af sager omfattet af Hvidvaskloven. Samtidig hermed påhviler det den ansvarlige partner, jf. pkt. 1, at kontrollere, at disse interne regler er opdaterede.

Screening:

Moltke-Leth Advokater A/S foretager ved nyansættelser og regelmæssigt herefter screening af medarbejdere som skal arbejde eller arbejder med sager omfattet af Hvidvaskloven. Dette betyder, at alle relevante personer og medarbejdere på forlangende skal aflevere straffeattest til den ansvarlige partner.

Såfremt medarbejderen er straffet for et forhold af betydning for vedkommendes behandling af sager omfattet af Hvidvaskloven, vil det efter en konkret vurdering kunne få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder afskedigelse.

15. Komplekse og usædvanligt store transaktioner

Ved komplekse eller usædvanligt store transaktioner, skal advokaten være særligt opmærksomhed på om klientens aktiviteter kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Den ansvarlige partner skal i sådanne sager øjeblikkeligt orienteres.

Moltke-Leth Advokater A/S skal undersøge baggrunden for, og formålet med, komplekse og usædvanligt store transaktioner tillige med alle usædvanlige transaktionsmønstre og aktiviteter, der ikke umiddelbart har et klart forretningsmæssigt og lovligt formål, for at fastslå, om der er rimelig grund til at antage, at de omhandlede transaktioner eller aktiviteter har tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Såfremt der i forbindelse med sagsbehandlingen opstår mistanke, skal den ansvarlige partner inddrages, og den ansvarlige partner overtager herefter ansvaret for yderligere undersøgelser og stillingtagen til, om der skal foretages underretning.

16. Underretning og oplysningspligt til klienten

Underretning

I medfør af Hvidvasklovens § 26, skal der omgående foretages underretning af Hvidvasksekretariatet, såfremt Moltke-Leth Advokater A/S får viden eller mistanke om, at en transaktion, midler eller en aktivitet har   tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

Transaktionen skal om muligt sættes i bero, indtil Advokatsamfundet/ Hvidvasksekretariatet er blevet underrettet, og såfremt underretning er givet til Advokatsamfundet, indtil Advokatsamfundet enten har videregivet underretningen til Hvidvasksekretariatet eller har meddelt, at underretningen efter en konkret vurdering ikke vil blive videregivet.

I tilfælde, hvor det ikke forekommer muligt at undlade at gennemføre transaktionen, eller en sådan undladelse kan skade efterforskningen, skal Moltke-Leth Advokater A/S underrette Advokatsamfundet eller Hvidvasksekretariatet umiddelbart efter transaktionens gennemførsel. Der må ikke gives orientering til klienten eller personer i tilknytning til denne om underretningen.

Undtagelser til underretningsforpligtelsen

I medfør af Hvidvasklovens § 27 har advokater ikke pligt til at foretage underretning, uanset ovennævnte mistanke, såfremt oplysningerne er modtaget i forbindelse med, at advokaten

• fastslår klientens retsstilling,
• forsvarer klienten i en straffesag,
• repræsenterer klienten i en civil retssag, eller
• rådgiver klienten om at indlede eller undgå et sagsanlæg.

Det gælder uanset oplysningerne modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med, at den pågældende klients retsstilling fastslås.

Med ”fastslår klientens retsstilling” forstås rådgivning om, at hvad der er gældende ret på et givent område, jf. Advokatrådets vejledning pkt. 11.1.1., dvs. juridisk rådgivning. Heraf følger, at advokater – så længe bistanden vedrører juridisk rådgivning af klienten – er omfattet af Hvidvasklovens § 27, med den følge, at der som praktisk hovedregel ikke er underretningspligt.

Hvis der ikke er underretningspligt, skal der tages stilling til, hvorvidt advokaten skal udtræde af sagen.

17. Oplysningspligt til klienten

Moltke-Leth Advokater A/S må som anført ovenfor ikke oplyse klienten om, at der er foretaget underretning til Hvidvasksekretariatet. Klienter med sager omfattet af Hvidvaskloven, skal dog ved etablering af klientforholdet modtage en generel oplysning om advokatfirmaets forpligtelse til at underrette Hvidvasksekretariatet, såfremt advokatfirmaet får viden, mistanke eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme.

18. Fortrolighed og tavshedspligt

Videregivelse af oplysninger i god tro til Advokatsamfundet eller Hvidvasksekretariatet anses ikke som et brud på den ansvarlige partners tavshedspligt, og videregivelsen påfører ikke Moltke-Leth Advokater A/S eller dets medarbejdere nogen form for ansvar. Som beskrevet ovenfor i pkt. 16 skal henvendelse i tvivlstilfælde dog så vidt muligt ske i generelle vendinger og uden at afgive oplysninger om klientens identitet, idet underretning i tilfælde, hvor der ikke er underretningspligt, kan være i strid med tavshedspligten.

Alle ansatte er forpligtede til at hemmeligholde, at der er givet underretning eller iværksat undersøgelse i overensstemmelse med Hvidvaskloven.

19. Kontrol

Moltke-Leth Advokater A/S foretager kvartalsvis stikprøvekontrol af medarbejdere som behandler sager omfattet af Hvidvaskloven, ligesom medarbejderne årligt undervises i Hvidvaskloven med henblik på at sikre, at nærværende procedure samt reglerne i Hvidvaskloven efterleves.

20. Whistleblowerordning

Moltke-Leth Advokater A/S er efter Hvidvasklovens § 35 forpligtet til at oprette og opretholde en whistleblowerordning, hvor medarbejderne via en særlig, uafhængig og selvstændig kanal kan indberette overtrædelser eller potentielle overtrædelser af Hvidvaskloven. Indberetninger foretages anonymt.

Medarbejderne kan, såfremt de får viden eller mistanke om, at der i Moltke-Leth Advokater A/S sker overtrædelse af Hvidvaskloven, henvende sig anonymt til Moltke-Leth Advokater A/S’ revisor, Christensen Kjærulff, Store Kongensgade 68, 1264 København K, som herefter tager kontakt til advokat Vibeke Samuelsen om, hvad der videre skal ske.

21. Ansvar

Overtrædelse af reglerne i Hvidvaskloven straffes med bøde. Ved særlig grove eller omfattende forsætlige overtrædelser kan straffen stige til fængsel i op til 6 måneder.

Medvirken til hvidvask eller finansiering af terrorisme vurderes og straffes efter Straffeloven.

Desuden vil advokaten kunne indbringes for Advokatnævnet for overtrædelse af de advokatetiske regler.

Ud over de konsekvenser, der er en følge af lovgivningens almindelige regler og de advokatetiske regler, vil overtrædelse af de i dette bilag fastlagte procedurer kunne betragtes som en væsentlig misligholdelse af ansættelsesforholdet.

22. Ansvarlig partner

Spørgsmål vedrørende en konkret transaktion skal rettes til den ansvarlige partner.

Underretning vedrørende en konkret sag kan sendes til:

Hvidvasksekretariatet eller Advokatsamfundet