Datapolitik
Vi passer på dine data
POLITIK FOR BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER FOR
Kontorfællesskabet Moltke-Leth, Amaliegade 12, 1256 København K
1. Generelt om behandling af personoplysninger
1.1. Advokatkontorets kerneaktivitet er juridisk bistand og anden advokatbistand. For at vi kan yde sådan bistand og betjene vores klienter (herefter også benævnt Sagsbehandling) samt drive vores advokatvirksomhed i øvrigt (herefter også benævnt ”Advokatvirksomhed”), har vi brug for at behandle personoplysninger.
1.2. Denne politik oplyser om, hvordan kontorfællesskabet Moltke-Leth indsamler og behandler personoplysninger , herunder:
• Samtlige advokater hos kontorfællesskabet Moltke-Leth er dataansvarlige, pkt. 2
• Kontakt, pkt. 3
• Formål med behandlingen af personoplysninger, pkt. 4
• Retsgrundlaget for vores behandling, pkt. 5
• Kategorier af personoplysninger, som vi behandler, pkt. 6
• Hvor personoplysningerne stammer fra, pkt. 7
• Modtagere af personoplysninger, pkt. 8
• Mere om hjemmeside og nyhedsbreve, pkt. 9
• Opbevaring og sletning af personoplysninger, pkt. 10
• Klientens og andre registreredes rettigheder, pkt. 11
• Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail, pkt. 12
• Ikrafttræden og ændringer, pkt. 13
1.3. Personer, hvis oplysninger kontorfællesskabet Moltke-Leth behandler, benævnes herefter også ”den registrerede”.
2. Kontorfællesskabet Moltke-Leth er dataansvarlig
2.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som vi indsamler eller på anden måde modtager som led i vores Sagsbehandling og drift af Advokatvirksomhed.
2.2. Kontorfællesskabet Moltke-Leths identitets- og kontaktoplysninger er:
Moltke-Leth
CVR-nr. 18252848
ADR: Amaliegade 12, 1256 København K
T: (+45) 33116511
E-mail: law@moltke-leth.dk
2.3. Kontorfællesskabet Moltke-Leth behandler personoplysninger i overensstemmelse med de grundlæggende principper for god databehandlingsskik om lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed .
2.4. Kontorfællesskabet Moltke-Leths advokater og andre medarbejdere i øvrigt kan tilgå sådanne informationer og personoplysninger, som er relevante i forhold til deres ansvarsområde og forpligtelser. Alle juridiske medarbejdere er bundet af en lovbestemt tavshedspligt, jf. Advokatsamfundets regler herom. Øvrige medarbejdere er også underkastet fuld fortrolighed.
3. Kontakt
3.1. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du vel-kommen til at rette henvendelse til os – se kontaktoplysninger i pkt. 2.2.
4. Formål med behandlingen af personoplysninger
4.1. Juridisk bistand, herunder ved hverv som offentligt beskikket
4.1.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth behandler personoplysninger med henblik på etablering af klientforholdet samt for effektivt at kunne bistå med den sag, som er betroet kontorfællesskabet Moltke-Leth. Formålet med og omfanget af Sagsbehandlingen i den konkrete sag er nærmere fastlagt i aftalen om juridisk bistand mellem kontorfællesskabet Moltke-Leth og klienten og/eller gennem vores hverv som offentlig beskikket bobestyrer, bobehandler, kurator eller forsvarer.
4.2. Drift af Advokatvirksomhed
4.2.1. Herudover behandler vi personoplysninger, som vi har modtaget som led i Sagsbehandlingen i vores drift af Advokatvirksomhed. Dette sker bl.a. for at opfylde lovkrav og de pligter, vi har som advokater f.eks. til at gennemføre interessekonflikttjek og kundekendskabsprocedurer forud for opstart af Sagsbehandlingen. Som led i driften af Advokatvirksomhed behandler vi desuden personoplysninger i forbindelse med administration af vores whistleblower-ordning, analyser, drift og optimering af vores hjemmeside, markedsføring og forbedring af vores rådgivning og services samt for at kunne forsvare os mod eventuelle retskrav.
4.3. Andre formål
4.3.1. Vi kan også behandle personoplysningerne til andre formål, som ikke er uforenelige med de ovenfor beskrevne formål. Dette kan ske, hvis vi skønner, at det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for Sagsbehandlingen, og/eller hvis det er i vores legitime interesse i driften af vores Advokatvirksomhed, og vores interesse heri samtidig overstiger den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder.
5. Retsgrundlaget for vores behandling
5.1. Juridisk bistand
5.1.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth behandler klientens personoplysninger for at kunne opfylde aftalen om juridisk bistand og/eller som led i et hverv som beskikket bobestyrer, bobehandler, kurator eller forsvarer, jf. henholdsvis persondataforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, og artikel 6, stk. 1, litra c.
5.2. Anden behandlingshjemmel
5.2.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth kan herudover som led i Sagsbehandlingen og drift af vores Advokatvirksomhed behandle personoplysninger om klienter , herunder afdøde personer i forbindelse med dødsboskifte, arvinger, pårørende eller andre nærtstående til klienten/afdøde samt om ansatte, modparter og øvrige interessenter, i følgende tilfælde:
• På grundlag af udtrykkeligt samtykke fra den registrerede til at behandle oplysningerne til et eller flere specifikke formål, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra a, og art. 9, stk. 2, litra a,
• Hvis det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, som påhviler kontorfællesskabet Moltke-Leth, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra c,
• Hvis det er nødvendigt for at varetage eller beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser, jf. persondatafor-ordningen art. 6, stk. 1, litra d, og art. 9, stk. 2, litra c, samt databeskyttelsesloven § 7, stk.1, f.eks. som beskikket værge,
• Hvis det er nødvendigt for at varetage en opgave i samfundets interesse, som kontorfællesskabet Moltke-Leth er udpeget til, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra e, f.eks. rådsarbejde og arbejde i undersøgelseskommissioner,
• Hvis det er nødvendigt for at forfølge den registreredes eller kontorfællesskabet Moltke-Leths legitime interesser, som går forud for den registreredes interesser og grundlæggende frihedsrettigheder, jf. persondataforordningen art. 6, stk. 1, litra f. Det omfatter f.eks.:
o de legitime interesser for kontorfællesskabet Moltke-Leth, der er nævnt i pkt. 4.2.1 og 4.3.1,
o den registreredes eller vores legitime interesse i at forsvare, fastslå eller gøre et retskrav gældende,
o den registreredes legitime interesse i øvrigt i at fastslå eller opnå en given retlig stilling i forbindelse med sagens genstand, herunder i forbindelse med dødsboskifte eller retlig tvist generelt.
• Hvis det er nødvendigt for at overholde kontorfællesskabet Moltke-Leths eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, jf. persondataforordningen art. 9, stk. 2, litra b, og databeskyttelsesloven § 7, stk. 2, og § 12, stk. 1 og 2.
• Hvis behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningen art. 9, stk. 2, litra f.
• Vi kan behandle oplysninger om strafbare forhold og lovovertrædelser, hvis det er nødvendigt for at:
o et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. persondataforordningens art. 9, stk. 2, litra f,
o varetage en berettiget interesse, som klart overstiger hensynet til den registrerede, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, 2. punktum og stk. 5, eller
o hvis den registrerede har givet sit samtykke hertil, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 3, 1. punktum, eller i medfør af
o i medfør af hvidvaskloven § 8.
• Vi kan behandle oplysninger om personnummer:
o når det følger af lovgivningen,
o når den registrerede har givet sit udtrykkelige samtykke hertil,
o hvis der er tale om videregivelse, når videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af vores Advokatvirksomhed, og videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, eller videregivelsen kræves af en offentlig myndighed, eller
o hvis betingelserne i databeskyttelsesloven § 7 er opfyldt, jf. § 11, stk. 2.
6. Kategorier af personoplysninger, som vi behandler
6.1. Som led i vores Sagsbehandling og Advokatvirksomhed behandler kontorfællesskabet Moltke-Leth både almindelige personoplysninger, føl-somme personoplysninger og oplysninger om strafbare forhold samt personnumre.
6.2. De typer af personoplysninger, vi indsamler og behandler, kan omfatte almindelige, herunder fortrolige oplysninger og identitetsoplysninger efter hvidvaskloven:
• navne og kontaktoplysninger, herunder adresse, e-mail, telefonnumre, IP-adresser samt hvor du er ansat mv.,
• øvrige identitetsoplysninger, pas, oplysninger, der følger af hvidvaskloven, fødselsdato og fotos,
• finansielle oplysninger, herunder bankkonto og eventuelt depotnummer,
• faktuelle oplysninger eller vurderinger, der vedrører en opgave, som vi udfører efter aftalen om juridisk bistand med en klient, eller som led i indgåelse og opfyldelse af andre kontrakter, som led i et beskikket hverv eller i øvrigt som led i vores Advokatvirksomhed,
• enhver anden personoplysning, som vi har indhentet eller modtaget fra klienten eller andre tredjeparter, for at en opgave kan udføres effektivt og korrekt for kontorfællesskabet Moltke-Leth eller som led i Sagsbehandlingen.
6.3. Visse sagstyper kan nødvendiggøre, at vi også behandler oplysninger de særlige kategorier af personoplysninger, det vil sige om strafbare forhold, personnummer eller om følsomme oplysninger , herunder blandt andet:
• Helbredsoplysninger,
• Oplysninger om race og etnicitet
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
Disse kategorier af personoplysninger har en højere beskyttelsesstatus, som vi iagttager via passende organisatoriske og tekniske foranstaltninger.
7. Hvor stammer personoplysningerne fra
7.1. Vi kan løbende modtage og indhente personoplysninger fra klienten selv gennem e-mailudveksling, breve, interviews eller telefonsamtaler. Klienten indestår for, at dennes egne personoplysninger er korrekte på det tidspunkt, hvor de gives til os. Vi opfordrer vores klienter til at orientere kontorfællesskabet Moltke-Leth, hvis der senere sker ændringerne i deres oplysninger, med henblik på at vi kan foretage en opdatering.
7.2. Personoplysninger og anden information om klienten eller andre interessenter, der indgår i en given sag, indhentes også ofte enten efter aftale med klienten eller med anden hjemmel, fra eksterne kilder, herunder fra en modpart, andre rådgivere, myndigheder, domstole eller andre interessenter eller tredjeparter samt offentligt tilgængelige registre og medier.
8. Modtagere af personoplysninger
8.1. Vi videregiver ikke personoplysninger, medmindre videregivelse er nødvendig eller hensigtsmæssig for den enkelte sag og sker til opfyldelse af aftalen med kontorfællesskabet Moltke-Leth, med klientens senere indhentede udtrykkelige samtykke eller med hjemmel i gældende national eller EU lov-givning i øvrigt.
8.2. I nogle sager kan det være nødvendigt og relevant at videregive personoplysninger til eksempelvis:
• domstole, herunder minretssag.dk, samt voldgifter og mediatorer,
• offentlige myndigheder eller styrelser samt offentlige nævn og råd mv.,
• offentlige registre, herunder virk.dk og tinglysning.dk,
• andre advokater, som er relevante for sagen,
• andre rådgivere, herunder revisorer, som er relevante for sagen,
• sagkyndige eksperter og vurderingsmænd,
• pengeinstitutter,
• kontraktparter, eller andre tredjeparter eller interessenter, som har direkte eller indirekte tilknytning til sagen,
• pårørende eller andre nærtstående til en registreret person.
8.3. Personoplysninger kan overlades til behandling af vores eksterne databehandler(e), som efter skriftlig aftale og vores instruks udfører support og vedligeholdelse af vores IT-systemer eller anden form for support. Samarbejdspartnere, der ikke er databehandlere, men som udfører arbejde for os som underleverandører, f.eks. i forbindelse med vurdering og rydning af dødsboer, er underlagt fortrolighed.
8.4. Personoplysninger kan overføres til lande udenfor EU/EØS, hvis det er aftalt mellem kontorfællesskabet Moltke-Leth og klienten eller i øvrigt følger af formålet med aftalen om juridisk bistand, eller et beskikket hverv, f.eks. fordi klienten, modparten eller en arving er bosiddende i et land udenfor EU/EØS, eller sagen på anden måde har tilknytning til udlandet, herunder hvis et dødsbo har aktiver i udlandet. Vi giver i givet fald oplysning om modtager(e) og det pågældende land samt overførselsgrundlaget.
8.5. Videregivelse i medfør af hvidvaskloven
8.5.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth er forpligtet til at videregive identitetsoplysninger til pengeinstitutter med henblik på opfyldelse af hvidvasklovens krav om identifikation af de reelle ejere af indestående på kontorfællesskabet Moltke-Leth generelle klientkonto eller særskilte klientkonti, som er oprettet af kontorfællesskabet Moltke-Leth hos det pågældende pengeinstitut vedrørende klienten.
8.5.2. Kontorfællesskabet Moltke-Leth er i visse situationer forpligtet til at foretage underretning til Advokatsamfundet, Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (”SØIK”) eller Finanstilsynet ved mistanke om eller rimelig grund til at formode, at en transaktion, midler eller en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Der kan i forbindelse med en sådan underretning ske videregivelse til Advokatsamfundet, SØIK og/eller Finanstilsynet af indhentede identitets- og kontroloplysninger samt andre oplysninger, som er påkrævet efter hvidvask-lovens bestemmelser.
9. Mere om hjemmeside og nyhedsbreve
9.1. Hjemmeside
9.1.1. Vi indsamler via cookies personoplysninger om brugen af vores hjemmeside www.Moltke-leth.dk herunder om besøgendes IP-adresser. Formålet med behandlingen af personoplysninger er målrettet kommunikation med vores klienter og andre brugere samt afvikling af driften af hjemmesiden, så den fungerer problemfrit og løbende opdateres.
10. Opbevaring og sletning af personoplysninger
10.1. Generelt og om vores ”kontaktpersoner”
10.1.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth opbevarer personoplysninger, så længe som det er nødvendigt i henhold til formålet med behandlingen samt i henhold til regler om forældelse af formueretlige krav. Kontorfællesskabet Moltke-Leth sletter således personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for kontorfællesskabet Moltke-Leth at opbevare i forhold til det/de formål og retsgrundlag, som de behandles til. Længere tids opbevaring kræver, at der er indgået aftale herom, jf. pkt. 11.2.1 nedenfor.
10.1.2. Som hovedregel slettes oplysninger efter følgende kriterier, medmindre vi har et andet grundlag for at opbevare oplysningerne i længere tid. Fristerne regnes fra klientforholdets eller den enkelte transaktions ophør:
• For oplysninger, som er omfattet af vores forpligtelse efter hvidvask loven, er fristen 5 år.
• For øvrige oplysninger, som behandles i løbende klient- og sagsforhold, er fristen op til 10 år.
• For visse oplysninger kan fristen være op til 30 år.
10.1.3. For at kunne holde forbindelsen og kommunikere fremadrettet opbevarer vi med hjemmel i interesseafvejningsreglen, relevante og almindelige kontaktoplysninger om klienter, leverandører og andre relevante interessenter i min. 10 år.
11. Klientens og andre registreredes rettigheder
11.1. Oplysningspligt
11.1.1. Vi opfylder vores oplysningspligt overfor klienten og andre registrerede gennem den aftale vi indgår, herunder som led i offentlige beskikkede hverv om juridisk rådgivning og/eller gennem et særligt oplysningsbilag samt ved denne politik.
11.1.2. Under sagen behandling opfylder vi som udgangspunkt vores oplysningspligt gennem orientering i forbindelse med den øvrige kommunikation om sagen. Vores tavshedspligt og lovgivning kan have til konsekvens, at der er undtagelser til oplysningspligten, jf. nedenfor.
11.1.3. Hvis vi som led i sagens behandling modtager personoplysninger om tredjeparter, informerer vi snarest muligt den/de registrerede herom, medmindre vi er undtaget fra oplysningspligten efter persondataforordningen artikel 14 eller databeskyttelseslovens § 22, f.eks. som følge af vores lovbestemte tavshedspligt eller såfremt den registreredes interesser findes at burde vige for afgørende hensyn til klientens eller andres interesser.
11.2. Øvrige rettigheder
11.3. Registrerede personer, hvis oplysninger kontorfællesskabet Moltke-Leth behandler har efter persondataforordningen en række rettigheder.
Registrerede har:
1. ret til at anmode kontorfællesskabet Moltke-Leth om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger,
2. ret til at trække sit samtykke til behandling af sine personoplysninger tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke vil kun få virkning for kontorfællesskabet Moltke-Leth fremtidige behandling af de relevante personoplysninger,
3. ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og få behandlingen heraf begrænset,
4. ret til at modtage personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet),
5. ret til i visse tilfælde at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger,
6. en ubetinget ret til at modsætte dig direkte markedsføring, og
7. ret til at indgive en klage til Datatilsynet over kontorfællesskabet Moltke-Leths behandling af dine personoplysninger. Datatilsynets adresse er Borgergade 28, 5. 1300 K, www.datatilsynet.dk , T 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk.
11.4. Der kan konkret være begrænsninger i din adgang til at udnytte rettighederne nævnt i pkt. 1-7. Hvis du som registreret ønsker at gøre brug af dine rettigheder fremgår vores kontaktoplysninger under pkt. 2.2.
12. Behandlingssikkerhed og kommunikation via e-mail
12.1. Kontorfællesskabet Moltke-Leth har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter personoplysninger mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.
12.2. Vi kommunikerer primært via almindelig (ukrypteret) e-mail, når vi sender og modtager e-mails, dokumenter og andet materiale som led i Sagsbehandlingen. Vi forsøger i videst mulig omfang at undgå at sende personnummer samt fortrolige og følsomme oplysninger via almindelig e-mail. Disse oplysninger sender vi efter nærmere aftale med klienten eller andre registrerede via sikker mail, almindelig post eller benytter mundtlig kommunikation. Sikker mail forudsætter dog, at modtageren kan modtage sikker mail. Hvis klienten eller andre anmoder om det, benytter vi almindelig post som alternativ.
12.3. Kontorfællesskabet Moltke-Leth kan ikke garantere sikkerheden af de personoplysninger, som sendes til kontorfællesskabet Moltke-Leth via almindelig e-mail. Enhver fremsendelse af personoplysninger til kontorfællesskabet Moltke-Leth via almindelig e-mail sker derfor på eget ansvar.
13. Ikrafttræden og ændringer
13.1. Denne politik for kontorfællesskabet Moltke-Leth behandling af personoplysninger er gældende fra 25.maj 2018.Vi har vedtaget en særlig persondatapolitik for medarbejdere, herunder ved rekruttering, for fonde, legater mfl.
13.2. Kontorfællesskabet Moltke-Leth kan foretage ændringer i denne politik. I givet fald giver vi meddelelse om sådanne ændringer via vores hjemmeside.